关于印发《 宁夏回族自治区档案资料收集办法》的通知
宁档发[1998]63号
各地、市、县（区）档案局（馆），区直各机关、团体、事业单位：
为丰富档案馆藏，提高档案工作水平，实现档案管理的规范化，使档案信息资源得到有效利用，根据国家有关档案法律规章，我们制定了《宁夏回族自治区档案资料收集办法》。自治区各级档案馆，各级机关、团体、事业单位的档案资料收集工作，均按此执行。各级档案局应依此进行业务指导，包括在档案工作目标管理达标升级工作中，以此为相关项目的考评标准，同时，按照本《办法》做好档案资料的征集工作。
《 办法》中所提GB/T9705 —88 《文书档案案卷格式》 和GB/T13968 -92 《档案交接文据格式》均已在《中国档案》杂志刊登。
宁夏回族自治区当那局
一九九八年十二月一日
宁夏回族自治区档案资料收集办法（1998年12 月1 日）
1 引言
l.1 为便于档案管理和提供利用，实现档案管理的规范化，依据《 档案法》 、《 各级国家档案馆收集档案范围的规定》 、《 档案馆工作通则》 、《机关档案工作业务建设规范》等法规，结合宁夏档案工作实际，制定本办法。
本办法适用于自治区和各地、市、县（区）档案馆，自治区各级机关、团体、事业单位的档案工作。
2 收集范围
2.1 各机关、团体、事业单位档案部门
2.1.1 应建立、健全文件材料的归档制度，按规定做好本单位各部门形成的各种门类与载体的文件材料、有关资料的收集工作。
2.1.2 代管和本单位有关的撤销、合并单位的档案资料，保证这些档案资料的齐全完整，不得散失。
2.2 档案馆
2.2.1 本馆应接收的各机关、团体、事业单位具有永久、长期保存价值的档案资料。
2.2.1.1 经协商，可以接收各民主党派机关的档案资料。
2.2.1.2 经协商，可以接收中央在宁机构的档案资料。
2.2.2 属于本馆应接收的撤销机关、团体、事业单位的档案资料。
2.2.3 属于本馆应接收、征集的中华人民共和国成立以前的档案资料。
2.3 经协商同意，档案馆机关、团体、事业单位可接收或代存属集体、个体所有的对社会有重要保存价值具有鲜明民族地方特色的档案资料；收集政治、经济、科学文化等各领域的地方名人档案资料
3 保持全宗的完整
3.1 凡是在本单位职能活动中直接接形成的．具有查考、科学研究价值的各种门类和载体的档案．均应收集齐全不得随意分散
3.1.1 撤销，合并单位的档案，代管单位要将其单独管理，保持完整不得与本单位档案混合
4 分类清楚科学，系统连续
4.1 归档的文件材料应进行科学的分类，根据各单位的工作性质和内部组织机构设置情况，制定本单位的档案分类大纲
4.2 一个全宗的档案应制定统一的分类方案，方案类别设置要符合本单位和档案的实际情况．各类之间要有明显的界限区别，彼此交叉和相互包容，要保持分类方案的一致性和连续性．不能随意变动
4.3 内部机构较稳定，职能分工较明确的单位应按年度——组织机构分类；内部机构少、职能分工不很明确或未设内部组织机构、文件难以按机构分类的单位，可采用年度——问题分类
4.4 文书档案以外的各种专门档案应按国家档案局和有关行业主管部门共同制定的分类方案分类
5 鉴定与划分保管期限
5.1 依据国家档案局《机关档案保管期限的规定》，结合本单位实际，会同各业务部门 ，全面考虑档案的保存价值，共同制定出本单位的《档案保管期限表》，依此进行整理鉴定工作
5.2 各种文件材料均应按永久，长斯、短期三种保管期限分开，经过系统整理，达到案卷质量要求
6 案卷质量要求
6.1 案卷质量总的要求是遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用
6.1.1 文书档案要按GB/T9705-88《文书档案案卷格式》标准立档
6.1.2会计、科技、照片、声像等专门档案的质量标准，按照国家档案局与各行业主管部门制定的标准执行
6.2 文件级质量要求
6.2.1 按分类大纲、保管期限将所形成的文件分别立卷。
6.2.2一个年度内的文件必须齐全完整，同一年度的文件应在一起立卷；跨年度的请示与批复．应放在复文年度
6.2 3 每份文件的正件与附件、正本与底稿、请示与批复转发件与原件等应立在一起；文电应统一立卷
6.2.4 卷内文件排列应条理系统．注重保持文件之间的内在联系，使卷内文件形成一个有机的整体同一个卷内可按问题重要程度或形成的时间顺序排列，密不可分的文件件应排列在一起，使批复在前，请示在后，正件在前、附件在后，正本在前、底稿在后，重要文件的历次修改稿依时间顺序排在定稿之后会议文件按会议程序排列。
6.2.5 卷内文件必须以卷为单位按文件排列顺序．依次编写件号，页号，装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角编写页号，不装订的案卷，须在每份文件材料的右上方加盖档号章．并逐件编写件号将档案填写齐全
6.2.6 卷内文件须逐件填写卷内目录，项目要齐全，用钢笔书写工整或打印，文件材料的责任者，题名，不要随意简化，更改，责任者必须写全称或选用简称；两个以上的责任者可标写主要的，文件没有题名或虽有题名但不能反映文件内容的，应重新拟写。时间要将年，月，日写全，没有时间，责任者的文件材料要考证清楚后再填写全，没有时间，责任者的文件材料要考证清楚后再填写，会议记录应填写每次会议的名称，时间和主要内容。卷内文件目录应放在卷首。
6.2.7 文件修复。对破损的文件材料要按裱糊的技术要求进行托裱，字迹已扩散的应予以复制并将复制件与原件放在一起。
6.2.8 卷内文件的金属物必须除去
6.2.9 每卷文件均应建立备考将卷内文件中的有关情况，如破损，缺页、移出等加以说明。立卷人、检查人的姓名、时间要填写清楚，备考表应置卷尾。
6.3 案卷级质量要求
6.3.1 使用标准卷皮，即县级以上档案行政管理部门监制的250克牛皮纸硬卷皮
6.3.2 填写案卷封面，案卷封面上的项目要填写齐全，用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。
6.3.2.1 立档单位名称要用全称或通用简称。类别要填写分类大纲中的一级类目
6.3.2.2 案卷题名要简明确切，能揭示卷内文件的内容。题名由文件责任者、内容，文种组成；责任者应填写卷内文件主要作者的全称或通用简称；内容要做到全面、确切的概括；卷内文种较少时，应一一列出，较多时，可选择有代表性的
6.3.3 案卷装订
采用三孔一线的方法装订．装订要结实、整齐，兼顾左边，取右边齐；不能有掉页、倒页、压字、损坏文件、妨碍阅读等问题不装订的案卷，卷内的文件要逐件用细线装订案卷厚度一般不超过2 厘米或100页
6.3.4 案卷排列
按时问分别又不同保管期限进行排列保持案卷之间的联系，一年中内同一类（即同一内部机构或问题的）案卷可按问题、重要程度排列排列方法上应按分类方案的类别顺序，并保持前后一致.
6.3.5编写档号
6.3.5.1 全宗号须按自治区各级档案馆指定的代号填写目录号，按保管期限编制一个全宗内的历年案卷按不同的保管期限分别依次编制大流水号、同一全宗、保管期限的案卷号不得重复*不同年度的卷号应首尾衔接.
6.3.5.2 卷脊栏目上要填写全宗号、目录号、案卷号，并须与案卷封面的档号相一致，同时用阿拉伯数字标明案卷内文件形成的年度
7 编制目录
7.1 每个立档单位均应根据年度、案卷排列．保管期限，分别编制案卷目录和全引目录
7.2 案卷目录上的项目要齐全完整案卷号包括档案室、档案馆两项．档案馆编号应与档号宁的案卷号一致案卷目录中的题名应和案卷上的题名完全一致案卷目录一式两套，其中一套必须是耐久字迹村料书写的原件
7.3 全引目录（即：案卷文件目录）填写的项目要齐全完整，案卷、卷内题名的填写要与案卷封面、卷内目录完全一致全引目录要一式两套，其中一套必须是耐久字迹材料书写的原件。
9.1.1 自治区机关、团体事业单位的永久、长期档案在本单位保存20年，各地、市、县（区）机关、团体、事业单位的永久、长期档案在本单位保存10 年，即须向档案馆移交。各单位可与档案馆协商，分阶段移交。因本单位保管条件恶劣可能导致档案不完整或严重损毁的，可以提前收入档案馆。
9.1.2 撤销、合并单位的档案，严禁分散、销毁或丢失，应由撤销的单位负责组织力量将档案认真清点、核对，向档案馆移交，或由接管工作的单位代管。代管单位应向相应的档案行政管理部门报告，保持代管档案的完整与安全，并与档案馆商定进馆时限，承担向档案馆移交的任务。
9.1.3 各种临时工作机构撤销时，其档案应向档案馆移交，或作为主管单位档案的组成部分按规定时限向档案馆移交。
9.2 进馆档案必须齐全完整，按统一的分类方案分类，正确划分保管期限，达到案卷质量标准。要切实保障全宗的完整性，一个机关单位形成的档案要作为一个整体，按规定时限统一向一个档案馆移交，不得分散；
9.2.1 1988 年以前的档案，要达到长期以上各种文件材料齐全，分类基本清楚，保管期限划分基本准确，组卷
8 辅助材料齐全完整
8.1 各立档单位应收集有助于了解档案内容及立档单位情况的各种资料，包括大事记、文件汇编等。
8.2 编写并续编本单位的组织沿革、全宗介绍，健全补充全宗卷。
9 档案资料的交接
9.1 进馆时限
合理，有案卷目录、全引目录，并对存在的问题进行了必要的整改，才能向档案馆移交。
9.2.2 与档案有关的资料、立档单位的组织沿革、全宗介绍要随档案一同移交。本单位编纂的大事记、文件汇编、史志文献应各备两份与档案一并移交进馆。已将档案进行著录标引、数据输入计算机者，要将拷贝的数据软盘一并移交。
9.2.3 为保证进馆档案质量，档案馆应调查移交单位档案的完整程度、质量、数量，配套性资料、目录等情况，及时解决存在的问题，在达到接收要求后，方可办理交接手续。
9.2.4 与进馆档案相对应的案卷目录、全引目录应一式两套，一套随档案进馆，一套留本单位备查。
9.3 立档单位与档案馆在交接档案时，应对照目录详细清点，经认真核查，数量无误，辅助资料、材料齐全，方可办理交接签字手续。
9.3.1 交接文据按GB / T13968 一92 《档案交接文据格式》应一式二份，逐项填写清楚，经双方盖公章，领导人、经办人签字，移交单位和接收单位各执一份。
10 档案馆和机关、团体、事业单位除做好档案资料的接收工作外，还应积极征集散失在社会上的档案资料，集中交档案馆管理。
10.1 自治区各级档案馆要在调研基础上制定征集计划，根据征集的内容和实际价值编制征集档案的名册，确定征集对象，有计划的进行征集。机关、团体、事业单位应积极提供线索，协助进行征集工作。
10.2 征集档案资料的范围
反映宁夏地区历史面貌的具有长远保存利用价值的各种文字、图表，声像等不同形式和载体的档案资料
10.2.1 历代旧政权机关、社会团体档案。
10.2.1.1历代封建王朝和民国时期形成的涉及宁夏历史的诏书、奏本、题本．告示、委任伏、嘉奖令及各种材料制成的公文，往来文书、书信、手稿、谱牒、碑文、墓志和各种报刊，传单、契约、证券等；历代在宁夏任职的主要官员和重要人物的档案资料；有关宁夏的照片、录音等档案资料。
10.2.1.2 历代编修的有关宁夏地区的各种新旧志书，包括各种地方志、乡镇志、资料志、人物志及家谱、族谱等。
10.2.2 革命历史档案．
10.2.2.1 解放前中国共产党各级组织形成的涉及宁夏的各种文件、电报、报纸、刊物以及党、政、军领导人和知名人士在革命斗争中形成的著作、笔记．书信、日记，讲话稿、传记、回忆录原稿等；有关以上内容的照片、录音、录像等
10.2.3 现行档案资料，即包括与本地区有关的领导人视察等重要或重大活动中形成的档案资料。
10.2.3.1 党和国家领导同志．中央各部委领导来宁的讲话、照片、录音、录像、题词；
10.2.3.2 宁夏党、政军主要领导参加重要活动形成的各种门类、不同载体的档案资料；
10.2.3.3 曾经或正在宁夏工作的有影响的科学家、文学家。艺术家以及其他著名人物在其工作活动中形成的著作手稿．传记，讲话稿、文电、信函、日记、笔记及照片、录音、录像带，奖状奖旗、奖章等档案资料；
10.2.4 反映宁夏各种地方民族特色的档案资料。
10.2.4.1 反映宁夏名胜古迹的各种形式载体的原始档案资料。
10.2.4.2 反映宁夏资源、经济、社会事业等情况的各种档案资料。
10.2.4.3 反映宁夏回族在民族、宗教，经济、文化、风俗习惯等各方面特点的不同形式和载体的档案资料。
10.2.4.4 理名优特产：反映宁夏传统名牌产品．自行设计、生产的优秀产品的档案资料。
10.3 征集档某资料应注意鉴别真伪，经鉴定确定为真品，有保管利用价值者才可进馆。
10.4 凡征集进馆的档案资料均应办理登记、交接手续
1l 本办法由自治区档案局负责解释。自治区档案局成立档案收集工作领导小组，负责本办法的检查落实。
12 本办法自公布之日起执行。
