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微时代微信新传媒服务于档案信息化探索——2016年全区档案学术研讨会优秀论文选登

发布时间: 2016.10.28 来源:宁夏档案学会 作者:郑慧斌

 

获2016年全区档案学术研讨会优秀论文二等奖
 
 
 
 
 
微时代微信新传媒服务于档案信息化探索
 
 
郑慧斌
 
 
目前,银川微博在银川政务模式下运行良好,基于以微信为代表的多种自媒体异军突起,银川微公众平台正在建立中。微公众平台凭借其微端口传播机制广泛应用于信息服务,在信息传播媒介这个百花争艳的舞台上逐渐处于主导地位。其中,微信,一款通过网络快速发送语音短信、视频、图片和文字,支持多人群聊的手机聊天软件独树一帜,经过几年时间的发展,以用户冲破3亿大关的傲人成绩成为当下炙手可热的即时通讯工具,庞大的用户群及其精准、快捷、多元的传播特点使其应用于档案信息服务的优势愈加凸显。当今学术界关于“微”媒介应用于档案信息服务的研究或仍集中于对“微博”的关注上,或停留于微信传播模式的探析,鲜少涉及微信应用于档案信息服务的探讨。笔者认为可将微信充分应用到档案信息服务中,以其独特传播优势融合“滴灌型档案信息”激活档案局(馆)信息服务体制,切实为用户提供高质、快捷的档案信息服务,广泛而有效地传播档案文化。
  1.微信技术应用于档案信息服务的前景
   1.1广泛的现行应用载体。微信是依托智能手机及3G移动通信网的普及而产生的,主要在智能手机的平台上运行,而其开发的手机适用版本不断更新,现已包括Symbian、iPhone、Android、WindowsPhone以及最新的Blackberry正式版本,可谓支持多平台,沟通无障碍。截止2014年底,我国智能网民渗透率已达到84.5%。同时,在“微信网页版”的基础上,用户可通过二维码扫描和安装插件以电脑平台应用微信,并实现电脑与智能手机的互动。该项优势有利于突破信息传播路径和显示载体对档案信息用户群的局限,为档案信息的广泛传播奠定了基数庞大的用户基础,营造现实可行的技术环境。
  2.2强大的网络联动机制。微信、微博可与多种网络平台进行绑定和共享,形成强大的网络联动机制。微信可与QQ进行绑定,当用户登录微信之后,QQ页面就会显示“微信在线”,还可通过微信接收QQ消息,通过微信与QQ互补促进线上线下消息的畅通。其次,微信可与腾讯微博进行绑定,还可把微信号于新浪微博进行共享,充分利用同样炙手可热的“微博”平台。再者,微信可与QQ邮箱进行绑定,获得QQ邮箱的提醒服务,及时查看邮箱信息。该项优势有利于以微信为主干道连结其他信息传播渠道,以微信为主平台辐射其他信息宣传平台,从而拓宽档案信息传播渠道,开阔档案信息宣传平台,以实现档案信息的广泛传播和深度渗透。
  3.3殷实的信息传播功能。传播的信息形式多样化。微信支持文字、图片、视频和语音等信息的传递,具有多媒体属性,尤其长于图像和声音传送。信息传播模式时效性强。微信的传播属于点对点的对等传播模式,不管是双人对聊还是多人群聊,都可以实现分组或地域控制范围内100%的精确消息即时推送,曝光率低,还可进行有效反馈和互动。信息传播成本低。微信避开运营商直接开展业务,利用移动终端的虚拟数据实现了与现实世界的交流,用户的通信和通话费用几乎为0,只需消耗少量的网络流量。信息传播关系网广而牢。微信关系网的建立以手机通讯录和QQ好友录为基础,以相对私密的社交圈为用户奠定了牢靠的关系网基础,又通过“摇一摇,漂流瓶,二维码扫描和查看附近的人”不断辐射和拓展关系网。该项优势有利于有效改善档案信息服务中滞后、刻板和繁复的不足,实现用户所需信息的精确传送,能有效维护信息的保密性,并结合半娱乐化手段吸引更多的档案信息用户。
  4.4先进的集群推广平台。微信精心打造了“公众平台”和“开放平台”。就公众平台而言,个体品牌用户可通过公布公众号二维码让微信用户随手添加;通过设置规则或编程开发自动回复消息为用户提供服务;通过一对多地发送消息实现信息传递和品牌传播。就“开放平台”而言,则侧重于借助个人关注页和朋友圈,通过用户口碑推广,实现品牌的病毒式传播。该项优势可实现一定需求下无时限、无人工的档案信息服务,并有利于以档案局(馆)为信息源有意识地推广特定档案信息。
  2、微信传播的档案信息类型
  2.1档案界讯息。该类档案信息可借助微信通报档案界可以或者有必要告知公众的讯息,如档案方面政策法规的出台、更新,档案界学术成果的研发、档案工作动态及档案知识讲座的开设等讯息。
  2.2档案知识。档案知识的普及能够加强公众的档案意识,与档案资源的开发利用密切相关。该类档案信息可借助微信宣传档案常识、档案保管和利用知识、档案工作基本内容、档案法规基本条款等。
  3.3档案馆藏信息。档案馆藏信息的推介和公布可吸引公众关注,促进馆藏资源切实服务大众。该类信息可借助微信介绍本馆馆藏概况、历史文件和现行文件的全宗信息、当地历史沿革和风土人情以及特色档案等。
  3、微信应用档案信息服务的形式
  3.1提供在线咨询服务。首先,档案局(馆)可开通微信服务并公布微信号码或者其公众号二维码,使用微信的用户搜索到档案局(馆)微信账号并进行添加后,可以向档案局(馆)发送信息咨询请求。档案局(馆)接到用户信息咨询请求后,可及时在本局(馆)档案信息数据库进行检索,并将用户需求的信息通过微信反馈给用户。其次,反馈信息的形式可以根据实际需要进行选择或搭配,以生动形象的信息形式为用户提供信息服务。如通过语音、文字为信息需求紧急的用户提供档案信息查询结果,通过图片为用户展示档案原件信息,通过视频为用户讲解档案保管和利用知识等。再者,档案局(馆)可对用户咨询的多类问题进行频率统计,针对出现频率较高的问题建立对应的解答信息数据库,通过微信进行自动回复,以提供全天候的信息服务。
3.2向公众传播档案文化。首先,以图文并茂的形式为用户传播档案知识、档案技术常识以及档案界新的学术成果等。其次,以文字、图片、语音、视频组合或混搭的形式展示档案馆藏,如以图片形式展示馆藏书信原件和老照片,以语音形式传播馆藏声音档案,以视频形式展示馆藏影像档案。若用户接触到这些真实的文字、声音或影像,必会深有感触,从而迅速提高对档案的兴趣度、关注度及自身档案意识。
 3.3完善档案信息资源共享机制。档案局(馆)可利用群聊增强其用户之间的交流、互动,又可针对拥有共同或交叉研究背景的用户建立讨论组进行主题探讨,加强信息沟通。其次,档案局(馆)可发挥信息源或意见领袖的作用,在档案信息的发布和扩散过程中占据主导,并以“局(馆)—用户—用户”的传播模式引导其用户进行档案信息分享,在不断地分享、共享过程中,会出现越来越多的微信用户环绕在档案信息资源中心周围,在潜移默化中成为档案信息接收者。再者,档案局(馆)可通过微信这一广泛而精确地传播信息的渠道向公众发布通知进行档案征集,开发民间档案信息资源,不断充实档案信息数据库,实现官方与非官方领域更深程度的档案信息资源共享。
3.4改善档案机构服务模式。主动服务。目前我国档案机构的信息服务大多还停留在档案局(馆)专门设立档案查阅室、邮件服务、传真服务、电话咨询服务等方式上,档案局(馆)网站的访问量和使用量也不高。且上述方式实现的前提是用户向档案局(馆)提出相关申请,档案局(馆)根据用户的实际情况采取相应方式提供被动服务。而利用微信可使档案局(馆)在档案信息资源服务中处于主动地位,档案局(馆)通过目标人群的确定和好友添加,可随时主动地向用户发送问候、公告、快讯等信息,拉近与公众的距离,树立亲民形象。生动服务。微信殷实的信息传播功能,使档案局(馆)向用户提供服务时,摆脱文字这一单一形式,通过视频、图片、语音、涂鸦等形式的单一或组合使用,为用户提供更加形象生动的档案信息,极大地提升档案局(馆)的服务质量。即时服务。微信消息发送与接收时效性强,可以做到即发即送,即送即达。档案局(馆)通过微信可实现全天候的即时信息反馈,改善档案信息反馈严重滞后的现状,使用户摆脱利用档案信息困难的心理,与局(馆)建立密切的联系。
 
(作者单位:银川市档案局)



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